DattaCenter.com - Sistemas Web

Esta información tratará de ser una ayuda cuando desees:

• Solicitar el costo para un proyecto web.
• Encargar un proyecto web de manera eficiente y correcta.

Tene en cuenta que nosotros nos especializamos en desarrollo de sitios y sistemas web para PYMES, por esa razón, las explicaciones siguientes estarán enfocadas en proyectos web de negocios

Podes usar el siguiente modelo para planificar tu sistema web y posteriormente solicitar presupuestos a profesionales del desarrollo web, cualquiera sea la empresa a la que lo solicites.

El ciclo de desarrollo web tiene varias etapas:

1. Definición del proyecto: objetivos, alcances, etc
2. Planificación web
3. Gestión de materiales y recursos
4. Desarrollo y programación
5. Puesta en marcha

Es importante que comprendas que en las tres primeras etapas, tu colaboración, participación y compromiso son fundamentales para el éxito de tu web. Esta guía contiene una serie de consejos para que puedas definir, organizar, y llevar adelante cada una de esas tres primeras etapas: 

• Definición del proyecto: objetivos, alcances, etc
• Planificación web
• Gestión de materiales y recursos

Que debes hacer

1. Documentar tu proyecto en un editor enriquecido de textos como MS Word. Vas a generar un documento llamado "documento del proyecto web" o "briefing de proyecto web"
2. Reunir material para tu sitio web: textos de las páginas web, imágenes, videos, y en general, todo elemento digitalizado con contenidos para tu web
3. Organizar información, clasificar, identificar en qué páginas va a incorporarse cada contenido, etc

Te conviene crear en tu PC una carpeta propia para el proyecto web, y ahí dentro guardas todo: el material reunido y el documento del proyecto web.

Para documentar tu proyecto, vas a tener que seguir los siguientes puntos.

Definicion del proyecto web 

Define los objetivos del proyecto

Partiendo de tu MODELO DE NEGOCIO, deberás idear la forma de llevarlo al mundo virtual, Internet. La fuente de ingresos principal si tenés una PYME es la venta de productos o servicios, y precisamente tu web debería servir para los propósitos de conseguir ventas y clientes, pero en el mundo online.

Ejemplos de propósitos para proyectos de internet:

Estas posibilidades son complementarias y bien podrías escoger todas, algunas o solo una posibilidad.

Luego que has definido "para qué quieres un sitio web" responde:

1. ¿cómo pensas lograr esos objetivos que te propones a través de la web?
2. ¿cuáles son las propuestas de valor que tu website tendrá para su público objetivo?
3. ¿qué esperas de este proyecto web?
4. ¿qué resultados harán que consideres a este proyecto "exitoso"? ¿qué debería suceder para que la web cumpla o supere tus expectativas?

(Recuerda que debes ir documentando, y anotando todo en tu "documento del proyecto web")

2) Identifica qué tipo de sitio web necesitas

Una vez que detallas bien tus objetivos para el proyecto web debes identificar qué "tipo de web" necesitas. Algunas opciones:

• Sitio web informativo (sus usuarios solo podrán navegar en él, leer su información, y a lo sumo acceder a un formulario de contacto)
• Sitio web transaccional básico (CMS que te permite ofrecer a los usuarios algunos servicios interactivos, por ej: registro de clientes, cotizaciones online a través de formularios, mensajería interna, foro, blog)
• Aplicación de E-commerce, (permite realizar ventas online total o parcialmente automatizadas de productos o servicios, y ejecuta transacciones de pagos online)
• Aplicación web de Gestión (web transaccional avanzada, permite gestionar la totalidad o la mayor parte de los procesos de negocios, es una combinación de CMS, CRM, y ERP)

Si tu empresa vende productos físicos, deberías evaluar la posibilidad de encarar un proyecto web basado en un sistema de comercio electrónico, para vender online tus productos a través de un carrito de compras o tienda virtual. 

CMS: Sistema gestor de contenidos web, o aplicación automatizada que permite gestionar los contenidos de la web
CRM: Sistema de atención y soporte de clientes, gestión de cuentas y facturación.
ERP: Sistema que permite gestionar los recursos empresariales (recursos humanos, proveedores, recursos de capital, materias primas, procesos internos, etc)

3) Describe tu RUBRO o area de especialización de tus actividades, y tu esquema comercial (B2B o B2C)

Cada rubro o sector comercial/industrial tiene ciertos patrones o prácticas comunes llevadas a la web (arquetipos comunicativos o interactivos), también hay ciertos patrones y arquetipos propios de cada esquema de negocios B2B (comercialización de empresa a empresa) o B2C (comercialización de empresa a consumidor directo)

Para poder buscar la forma adecuada (arquetipo) de tu web es preciso que describas los siguientes puntos en tu documento del proyecto web:

1. Describe tu rubro o area de especialización de tus actividades
2. Escoje 2 términos claves (conjunto de dos a cinco palabras claves) que describan lo que ofreces.
3. Haz una lista más extensa de palabras claves (¿cómo buscarías tus productos o servicios en un buscador?)
4. Define quién o quienes es/son tu/s competidor/es directos
5. Cuáles son los sitios web de tu competencia

4) Captura ideas, buenas prácticas, propuestas de valor

1. Entra en las páginas web de tus competidores
2. Identifica y anota sus propuestas
3. Mira sus productos y cómo ellos los presentan
4. Examina completamente todo tipo de servicios que ellos ofrezcan en las páginas
5. Identifica y examina cuidadosamente cómo cumplen sus "ciclos comerciales" de venta gracias a su web

Si sabes hacer un de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades, el mismo es ideal para poder documentar este enfoque.

Trata luego de responderte a estas preguntas y redactarlas en tu documento del proyecto web

- Qué hace a tu compañía diferente de la de tus competidores? cuál es el principal valor diferencial de su empresa o servicios / productos?
- Por qué tus clientes elegirían comprarte a vos y NO a tus competidores?
- Cuánto tiempo hace que vos o tu empresa están en el rubro o sector productivo? qué fortalezas has desarrollado en ese tiempo, en qué nichos te has especializado?

5) Datos sobre tu Empresa y tus productos

Provee siempre información sobre tu empresa en el documento del proyecto web para que los desarrolladores puedan "dimensionar" la magnitud del proyecto y les permita conocer mejor el negocio que se llevará al mundo virtual:

1. Tamaño de tu empresa (Filial central, sucursales, etc)
2. Cantidad de empleados
3. Facturación anual
4. Organización (areas o departamentalización)
5. Datos importantes de índole institucional: trayectoria, historia, misión, visión, etc.

Sobre los productos o servicios:

Uno de los secretos del éxito de los proyectos web es saber individualizar correctamente y serializar productos o servicios, creando páginas web individuales para cada uno de ellos, con la mayor cantidad de detalles e información posible, correctamente sintetizada y organizada.

• Indica la cantidad de productos o servicios que tienes a la venta
• Categorizalos por familia o tipos de productos/servicios (en caso de haber varios)
• Indica las características propias de cada familia de productos/servicios
• Detalla cada producto o servicio individual y reune toda la información posible: información técnica, especificaciones, precio, modelos, etc, etc

6) Debes aclarar el ámbito geográfico de alcance de tus actividades.

Tu sitio web será un medio de promoción de tu empresa/productos para:

1. ¿una ciudad? ¿varias ciudades?
2. ¿una región? ¿varias regiones?
3. ¿un país? ¿algunos paises?
4. ¿todo el mundo?

Especifica en cada caso cómo será la cobertura geográfica de los negocios.

7) Público Objetivo o Target (usuarios y potenciales clientes)

Define y especifica a qué tipo de público deseas capturar con tu sitio web, tratando de describir sus rasgos fundamentales o características socioeconómicas:

1. edad,
2. sexo,
3. idioma,
4. nivel socio-cultural
5. educación o profesión
6. puesto de trabajo
7. poder adquisitivo,
8. rasgos particulares
9. lugares de reunión
10. preferencias de consumo
11. ¿por qué necesitan tu producto/servicio?

Es muy importante para nosotros que te explayes y comentes todo lo que pueda servir para conocer a tus usuarios (potenciales clientes). Ten en cuenta que la web se hará para ellos y no para vos.

Luego que definas lo anterior, responde a estas preguntas y redactalas en tu documento del proyecto web

- Qué debería suceder cuando alguien visite tu sitio web? Qué esperas que tus visitas hagan dentro del sitio?
- Qué tipo de información o servicios esperaría encontrar en tu web un cliente potencial tuyo? Cómo piensas proporcionárselo?
- Tus usuarios podrán registrarse en tu web para obtener información o acceder a servicios/zonas no disponibles para visitantes casuales?
- Tus usuarios podrán solicitar servicios o presupuestos desde el sitio web?
- Podrán efectivizar alguna transacción online que incluya pago electrónico?
- Podrán solicitar y recibir soporte desde el website (CRM o sistema de atención a clientes)?

el trabajo de desarrollo web que necesites solicitar debe contener un detalle exacto de lo que necesita tu aplicación o sitio web. Esto se define a continuación:

El trabajo de desarrollo web que necesites solicitar debe contener un detalle exacto de lo que necesita tu aplicación o sitio web. Esto se define a continuación:

1- Contenidos y Navegabilidad

Si fuese posible, deberías detallar:

• La cantidad de páginas o secciones del sitio web que planeas
• Los Nombres de las mismas (páginas y/o secciones),
• La cantidad de imágenes a incluir en el sitio web
• Los datos tabulados en caso de ser necesarios (tablas con especificaciones técnicas de productos, tablas con tarifas, cuadros comparativos, etc)
• Cuántos enlaces y secciones tendrá tu website?

2- Funcionalidad / Transaccionalidad

La funcionalidad y los servicios online de valor son fundamentales para cualquier sitio web: los usuarios no solo quieren "leer y navegar" por tus páginas web, ellos preferirán: registrarse, acceder a areas privadas, suscribirse a servicios, y un sinfin de funcionalidades más que son plenamente interactivas.

Debes tener en cuenta también que con el tiempo tu sitio puede requerir un crecimiento e implementación de nuevos servicios. Considerar la escalabilidad del proyecto es fundamental para contemplar cuáles son las visiones futuras o proyectos a corto y mediano plazos.

2.1 Sistema de Gestión Web

Cuando se necesita lograr un alto grado de integración Negocio/Internet, es preciso en la mayoría de los casos recurrir al diseño de sistemas web de gestión a medida.

La proyección de sistemas web a medida queda determinada por necesidades muy específicas de programas que deban cumplir determinadas tareas en la gestión de información, cuando no existen aplicaciones prearmadas o softwares que puedan ser adaptadas a dichas necesidades particulares. (Si no es tu caso salta este punto al siguiente)

Para relevar los requerimientos o necesidades de un sistema informático se utiliza un documento llamado SRS (Software Requirement Specification), el cual se crea a partir de la siguiente especificación:

2.2 Aplicaciones dinámicas

Estos son programas o sistemas integrables dentro de tu website que son ideales para otorgar interactividad con sus usuarios. Debes especificar tambien en tu documento del proyecto web cuáles aplicaciones desearías implementar en tu web. Ejemplos de estas son:

• Encuestas y votaciones
• Sistemas de FAQs (preguntas frecuentes y sus respuestas, de manera interactiva con los usuarios de tu sitio web)
• Foros de soporte
• Libros de visitas
• Newsletters y Administradores de listas de correos
• Autorrespondedores inteligentes
• etc.

2.3 Formularios web

Necesitarás seguramente tener formularios en ciertas páginas del sitio web para recoger la información que necesitas de quienes contacten (o compren). Hay varios tipos de formularios.

• Formularios para que los visitantes del sitio te hagan llegar consultas simples,
• Formularios para que tus clientes soliciten servicios o productos específicos
• Formularios para solicitar presupuestos o consultas específicas
• etc.

En este sentido debes especificar en tu documento del proyecto web

• Cuántos formularios necesitas (posiblemente necesites uno para cada servicio)
• Cantidad y detalle de los campos (de cada formulario)
• A qué dirección de email debe llegar (cada formulario)
• Asunto del email (de cada formulario)
• etc

3- Diseño de Imagen Corporativa y "Look & feel"

Si ya tienes un desarrollo de imagen corporativo realizado previamente por un diseñador gráfico, vas a tener que reunir los archivos fuente de los elementos de imagen para poder definir el aspecto estético de tu website.

Si no posees desarrollo de imagen aún, deberás encargar uno.

4- Dominio y Servidor web.

Debes especificar en tu documento del proyecto web:

1. Qué nombre de dominio desearías para tu web (seguramente debe contener el nombre de tu empresa o marca)
2. Nombres de dominio opcionales (por dos cosas: por que puede que el elegido no este disponible e independientemente de esto ultimo, para apuntar mas de un dominio hacia tu web)
3. El servicio de hosting web, generalmente lo resolvemos nosotros, según las necesidades de cada proyecto particular

También es fundamental qué cuentas de email se utilizarán. 

Por ejemplo: Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla , Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla , Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla , etc

Gestion de materiales y recursos 

Determina el Nivel de Inversión disponible (para el desarrollo y posterior mantenimiento de tu web)

Debes especificar en tu documento del proyecto web:

• El dinero destinado al desarrollo del proyecto (presupuesto con el que cuentas)
• El dinero mensual destinado a servicios de mantenimiento y administración de la web, una vez que se ponga en marcha
• El dinero mensual destinado a servicios de promoción online y marketing por Internet para promocionar tu negocio
• El dinero destinado a capacitación de recursos humanos de tu empresa para el mantenimiento, administración, o promoción de tu web
• Los recursos humanos (cantidad de personas y horas trabajadas) destinados a tareas permanentes de gestión de la web, o de materiales

En relación a tus recursos humanos:

- Quién será (dentro de tu negocio / empresa) responsable del web-site?
- Qué nivel tiene el/ella de conocimientos sobre Internet e informática, y sobre tu negocio?
- En la etapa de planificación/desarrollo del proyecto: Cuánto tiempo disponible tendrá el/ella para resolver o gestionar temas de tu web? 
- Cuando la web ya esté en marcha: Cuánto tiempo disponible tendrá el/ella para resolver o gestionar temas de tu web (diaria/semanalmente)? 

2- Determina el grado de compromiso que tenés con tu proyecto

• Dónde o cómo llegaste a persuadirte que puedes llegar a obtener cierto éxito con un proyecto web?
• Escoje una de las alternativas siguientes:

1.  
   1. Encaro este proyecto porque poseo una firme convicción y decisión en llevarlo adelante para conseguir mis propósitos
   2. Encaro este proyecto porque deseo "ver cómo me va" y sobre la marcha decidiré algo a respecto
   3. Encaro este proyecto porque necesito una web, no me queda otra

3- Materiales de edición que necesitará el webmaster de tu proyecto

Debes especificar en tu documento del proyecto web:

- LO MÁS IMPORTANTE: Decide y especificale a los desarrolladores si pretendes que ellos resuelvan absolutamente toda la gestión, creación e implementación de tu web, o les proveerás de materiales para que trabajen sobre ellos, encargándote vos mismo de la gestión de esos materiales?

Luego:

- Tienes desarrollo gráfico de imagen corporativa?: (logotipo, colores y tipografía corporativa, estilos, etc)
- Posees los archivos fuente del material gráfico? (logotipo vectorizado, fuentes tipográficas, manual de identidad corporativa, etc)
- De dónde sacarás los contenidos para tu web (textos, imágenes, diagramas, fichas técnicas de productos, etc)? Ya posees este material?
- Tienes bien organizados y clasificados los contenidos a publicar en la web? 
- Dispones de buena información institucional y una documentación apropiada de los productos o servicios que vendes?
- Este material está actualizado? Crees que cumplen con las normas de calidad de publicación para Internet? 
- Requieres animaciones multimedia? (animacion flash, tour virtual, demo interactivo, etc) si es así, para qué propósito?
- Requieres video y sonido en tu web? para qué?

Todos los elementos anteriores que tengas en tu poder los debes guardar ordenadamente en lacarpeta de tu proyecto. Estos junto a tu documento del proyecto web, constituirán todo el material y recursos necesarios que vos debes proveer a los desarrolladores, para que te construyan una web de alta calidad y acorde a tus expectativas.

Otras cosas que tenés que "hacer":

• Arma un mapa de sitio especificando las vinculaciones entre las distintas páginas web que componen tu sitio
• Reune toda la info posible de tus productos/servicios. Detalla cada producto o servicio individual: información técnica, especificaciones, precio, modelos, etc, etc
• Si es posible arma tus páginas con Word (o algún editor de textos enriquecidos) y coloca los textos, acompañados con las imágenes, de tal manera que las páginas web (html) resultantes sean similares a esos prototipos.

Para cada producto o servicio deberías hacer un nuevo documento word INDIVIDUAL, y colocar ahí toda su info, imágenes, y material digital de información/comunicación

Nunca escatimes información, cuanto más, mejor:

• Fichas técnicas
• Documentos PDF o .doc
• catálogos
• etc

3- Plazos del proyecto

Debes especificar en tu documento del proyecto web: Cuál es el tiempo aproximado en el cual necesitas llevar a cabo y publicar tu web

 Todo sitio comercial deberia tener los siguiente elementos: 

Un diseño atractivo, pero liviano, sencillo y de rápida carga que sea visible óptimamente por cualquier navegador.

Uno o varios menú/es de navegación pensados para que el visitante encuentre rápidamente lo que busca, sin tener que perder tiempo. (factor de usabilidad)

Una Homepage o puerta de entrada, donde debe haber una presentación escueta de tu empresa, su misión, y lo que ofrece. La homepage puede tener además una pequeña caja de "últimas noticias", una introducción a cada uno de tus principales productos/servicios, y es muy importante la SÍNTESIS (que no haya textos largos) y el impacto visual.

Información útil y de valor, que sea original y no esté vinculada directamente a la acción de venta sino a la correcta información del visitante. Es importante aclarar que esta información debe "invitar" al potencial cliente a volver a visitar su sitio. Debe ser actualizada y ofrecer un incentivo permanente.

Una página de tipo Quienes Somos o Empresa, que explique con mayor detalle los objetivos de la empresa, su trayectoria, sus logros. Además debería tener un detalle con el Staff o equipo.

Una página para cada producto o servicio que se desee promocionar detallando especificaciones, precios, entregas, formas de envíos y pagos, y toda información que sea de utilidad para el visitante, que es el potencial cliente.

Una página de Clientes o Portafolio o Referencias. Esto es fundamental para lograr la credibilidad y generar la confianza en tus visitantes. Esto es mejor aún si se acompañan estos datos contestimonios reales de clientes satisfechos.

Una página con información de contacto donde se publique el nombre del titular del negocio, la razón social, el domicilio legal, teléfonos, y otros medios de contacto que se consideren necesarios.

Un Aviso Legal de términos y usos del sitio web, los servicios ofrecidos, las políticas de privacidad, y/o las formas y procedimientos involucrados en la venta de los productos o servicios ofrecidos: garantías, soporte post-venta, formas de entregas, tiempos, etc.

Una sección destinada a directorio o intercambio de enlaces temáticos

Una página de Contacto, con un formulario donde el navegante pueda rellenar y enviar sus conultas

Una sección dedicada a la suscripción voluntaria al Newsletter del sitio.

Una interfaz privada de estadísticas para poder medir y monitorear los movimientos y éxito o fracaso del sitio.